Những công cụ như Adobe InDesign và QuarkXPress có rất nhiều
tính năng để giúp các nhà thiết kế phát triển các trang thiết kế tuyệt đẹp. Tuy
nhiên, các chương trình này là khá tốn kém, đó là chưa kể bạn sẽ phải bỏ thời
gian dài để tập luyện sử dụng chúng, những nhân tố đặc biệt khó với hầu hết các
doanh nghiệp nhỏ.
Sử dụng kiểu định dạng trong suốt
Một cách để đảm bảo rằng một tài liệu trông chuyên nghiệp và thông
minh chính là sử dụng cùng định dạng trong suốt. Bạn nên định dạng mỗi
nhóm cùng một cách và làm cho tất cả các văn bản đều giống nhau. Bạn có
thể sử dụng phong cách của Word để áp dụng các định dạng một cách nhanh
chóng.
Bạn có thể thay đổi phong cách dễ dàng giúp bạn định dạng tài liệu
một cách nhanh chóng và nhất quán. Đầu tiên, hãy chọn một Style Set cho
tài liệu từ tab Home trên thanh Ribbon bằng cách nhấn Change Style >
Style Set. Bạn sẽ thấy một số khả năng trong trình đơn được bật lên, tại
đây bạn chọn giao diện phong cách phù hợp nhất với ý định áp dụng cho
tài liệu của mình.
Một khi đã lựa chọn Style Set, thư việ Style sẽ hiển thị trên tab
Home với một loạt phong cách mà bạn có thể sử dụng để định dạng văn bản
trong tài liệu của mình. Để áp dụng một phong cách, bạn có thể chọn khối
văn bản, chẳng hạn như một nhóm, và bấm vào một mục, chẳng hạn như nhóm
1, trong bộ sưu tập phong cách của mình. Thông thường bạn sẽ sử dụng
phong cách Heading 1 cho tiêu đề, trong khi các phong cách khác cho các
yếu tố đặc biệt của tài liệu.
Nếu không hài lòng với những phong cách có sẵn, bạn có thể thay đổi
chúng bằng cách kích chuột phải vào tên phong cách trong bộ sưu tập và
chọn Modify. Hãy thay đổi bất cứ điều gì mà mình muốn và nhấn OK . Bây
giờ tất cả các văn bản trong các tài liệu sẽ được tự động cập nhật phong
cách mà bạn muốn.
Căn và bố trí các đối tượng đồng đều
Khi bạn nhúng một loạt hình ảnh trên một trang, chúng thường nhìn tốt
nhất khi bạn sắp xếp cạnh bên trái hoặc bên phải mỗi hình ảnh dọc theo
cạnh tương ứng của trang. Nếu bạn đặt chúng ngang qua chiều rộng của một
tài liệu, chúng thường được nhìn rõ với hàng đầu hoặc cạnh dưới. Để sắp
xếp một loạt hình ảnh bên trái hoặc bên phải xuống lề trang, bạn nhấp
chuột vào hình ảnh đầu tiên và sau đó giữ phím Shift trong khi nhấn vào
mỗi hình ảnh bổ sung cho đến khi đã chọn tất cả trong số họ. Tiếp theo
nhấp vào tab Picture Tools trên thanh Ribbon và nhấn Format > Align
> Align To Margin. Bây giờ bấm vào Format > Align > Align Left
hoặc Align Right để sắp xếp các hình ảnh xuống lề bên trái hoặc phải.
Để xếp hàng các hình ảnh tương đối với nhau trên trang, bạn chọn hình
ảnh và bấm vào tab Tools trên thanh Ribbon, chọn Format > Align >
Align Selected Objects. Cuối cùng nhấp vào Format > Align một lần
nữa, nhấn Align Top hoặc Align Bottom để sắp xếp cạnh hàng đầu dưới. Khi
nhấp vào Format > Align bạn sẽ thấy mình có thể chọn Distribute
Vertically hoặc Distribute Horizontally đều bố trí hình ảnh vào không
gian đều liên quan với nhau.
Gói văn bản xung quanh, thông qua một hình ảnh hoặc hình dạng
Khi nói đến gói văn bản sáng tạo xung quanh hình ảnh, công cụ của
Word là cao hơn so với Publisher. Đây là tính năng được sử dụng khi
người dùng đang làm việc với một hình ảnh có chứa một vùng bằng phẳng có
chứa nhiều văn bản.
Đầu tiên bạn hãy thêm hình ảnh vào tài liệu Word của mình,
chọn hình ảnh và chọn Picture Tools trên thanh Ribbon. Lúc này nhấp vào
Format > Wrap Text > Tight. Bây giờ với hình ảnh vẫn được chọn,
bạn bấm vào nó một lần nữa và chọn Edit Points Wrap, một dòng màu đỏ
đánh dấu màu đen được gọi là điểm quấn xuất hiện xung quanh hình ảnh.
Bạn có thể điều chỉnh dòng này bằng cách kéo điểm bọc như quấn vào trong
bọc văn bản hình ảnh hoặc kéo ra ngoài dể di chuyển văn bản ra theo vị
trí muốn. Khi thực hiện xong bạn nhấp chuột khỏi hình ảnh và các điểm
bọc sẽ biến mất.
Trang trí chữ cái đầu tiên
Thường các chữ cái đầu tiên được các nhà xuất bản nội dung trang trí
cho đẹp mắt, như một trang hoặc một chương. Trong Word bạn có thể làm
điều này bằng cách nhấp vào bên trong đoạn mà mình muốn và chọn tab
Insert trên thanh Ribbon và chọn Drop Cap > Dropped.
Bằng cách chọn Drop Cap > Drop Cap Options bạn có thể cấu hình
cho Drop Cap của mình bao gồm font chữ, số lượng dòng trang trí và
khoảng cách hình trong văn bản. Bạn có thể cần phải thử nghiệm với các
tùy chọn này để có được kết quả tốt nhất cho bất kỳ font chữ nhất định.
Word xử lý các nội dung Drop Cap như là một phần của từ mà tính năng
kiểm tra văn bản vẫn có thể hoạt động một cách chính xác.
Hiển thị văn bản theo dạng cột
Đối với bản tin, tài liệu đào tạo và các tài liệu tương tự, bạn có
thể định dạng văn bản của bạn trong nhiều cột, làm cho văn bản dễ dàng
để đọc hơn, giống như các trang báo chẳng hạn. Word cho phép bạn biến
bất cứ điều gì từ một phần nhỏ của văn bản trong toàn bộ tài liệu vào
các cột.
Để làm điều này, bạn hãy chọn văn bản mà mình muốn xuất hiện trong
cột, và sau đó nhấp vào tab Page Layout trên thanh Ribbon. Tiếp theo,
nhấp vào Columns và sau đó chỉ số cột để sử dụng (thường 2 là đủ). Word
sẽ sắp xếp các văn bản được lựa chọn cho phù hợp, để lại phần còn lại
của văn bản chuyển sang chế độ xem theo chiều rộng.
Thêm chú thích cho hình ảnh
Để thêm số chú thích cho hình ảnh giống một minh họa trong tài liệu
dài, chẳng hạn như một cuốn sách hoặc bài viết, bạn có thể chọn tab
References trên thanh Ribbon rồi chọn Captions > Insert Caption. Tuy
nhiên trong nhiều trường hợp bạn chỉ đơn giản là sẽ muốn thêm một chú
thích văn bản đơn giản mà không có một kế hoạch đánh số. Trong trường
hợp đó, bạn có thể tạo một hộp văn bản cho các chú thích.
Đầu tiên, chèn hình ảnh vào tài liệu trước khi nhấp vào tab Insert
trên thanh Ribbon, chọn Text Box > Draw Text Box (ở dưới cùng của
menu) và vẽ một hộp văn bản nhỏ trên trang. Tiếp tục click vào hộp văn
bản để gõ văn bản chú thích của mình. Bạn cần điều chỉnh kích thước hộp
văn bản để phù hợp với chiều rộng của hình ảnh. Để loại bỏ các đường
biên xung quanh các hộp văn bản, bạn nhấp vào hộp văn bản để chọn nó và
sau đó đi lên thanh Ribbon nhấp vào Drawing Tools > Format, nhấp
chuột vào lựa chọn Outline Shape trước khi nhấn vào nút No Outline.
Để có thể nhóm hộp văn bản và hình ảnh di chuyển cùng nhau bạn hãy
nhấp vào hình ảnh để chọn nó, giữ phím Shift và nhấp vào hộp văn bản.
Với cả hai mục lựa chọn bạn có thể kích chuột phải vào và chọn nhóm từ
trình đơn pop-up trước khi chọn nhóm một lần nữa.
Thêm một trang bìa tức thì
Tính năng Cover Page của Word cho phép bạn thêm một trang bìa hấp dẫn
vào bất kỳ tài liệu nào. Để làm điều này bạn hãy nhấp vào tab Insert
trên thanh Ribbon, nhấn Cover Page và chọn một trang bìa từ thư viện.
Mặc dù bạn có thể thay đổi mỗi phần tử trên trang bìa nhưng cách tốt
nhất là bắt đầu các lựa chọn đầu tiên đến các lựa chọn cuối cùng để xem
các trang bìa nào phù hợp với ý định của bạn nhất mà chọn nó.
Khi bạn chọn một trang bìa, Word thêm nó vào đầu của tài liệu. Nhấp
vào bên trong mỗi mục trên trang bìa bạn có thể gõ văn bản của mình vào.
Để loại bỏ bất cứ điều gì bạn không muốn, hãy nhấp vào mục đó và nhấn
Delete. Nếu bạn quyết định rằng mình không thích trang bìa mà Word cung cấp, bạn có thể lựa chọn trang bìa khác và nó sẽ tự động thay thế cho trang bìa mà bạn không mong muốn trước đó.
Nguồn: Internet
No comments:
Post a Comment